Sim, todos nós odiamos reuniões. Sim, em geral são uma perda de tempo. E sim, vieram para ficar. No papel de líder, portanto, sua função é torná-las melhores; o que não significa apenas mantê-las breves, mais eficazes e organizadas. É preciso que os participantes gostem dela e, quem sabe, até se divirtam.

No trabalho, a felicidade é muito importante, o que não é de se estranhar. Fora as horas de sono, é nele que muitos passamos a maior parte do tempo. Suas alternativas, seja a frustração persistente, o descontentamento ou o puro ódio ao emprego, são simplesmente inadmissíveis. Os sentimentos negativos afetam a criatividade e a inovação, para não falar da colaboração. Ademais, convenhamos: as reuniões são, em sua maioria, o palco em que muita colaboração, criatividade e inovação acontecem. Com o fracasso das reuniões, é quase certo que não consigamos realizar o que precisa ser feito.

Sendo assim, como consertamos as reuniões de forma que sejam mais agradáveis e produzam sentimentos mais positivos? Não deixe de convidar os participantes certos, organizar pautas mais interessantes e preparar-se melhor. São os requisitos básicos. Entretanto, para de fato melhorar o trabalho em equipe durante as reuniões, é necessário lançar mão de duas competências-chave da inteligência emocional, ou mesmo desenvolvê-las: a empatia e a autogestão emocional.

Por que a empatia? Trata-se de uma competência que possibilita interpretar as pessoas. Quem está apoiando quem? Quem está irritado e quem está se arrastando? Qual é o fator de resistência? Determinar isso não é tão fácil quanto parece. Os resistentes mais astutos podem por vezes parecer apoiadores, apesar de não prestarem o mínimo apoio. São sagazes, furtivos arruinadores de ideias.

Interpretar cuidadosamente as pessoas também nos ajuda a entender os maiores conflitos dentro do grupo, muitas vezes ocultos. É bem comum que tais conflitos não tenham ligação alguma com os assuntos ou decisões tomadas durante a reunião. Estão muito provavelmente relacionados às próprias dinâmicas humanas, por exemplo, quem consegue influenciar o outro; o alto escalão versus o chão de fábrica; executivos estrangeiros versus compatriotas; e as dinâmicas de poder entre gêneros ou etnias.

A empatia nos permite “enxergar” e gerenciar as dinâmicas de poder. Muitos de nós gostaríamos de acreditar que tais dinâmicas — e a política de escritório, em geral — já são algo menor, trivial, ou relegado a seres maquiavélicos que todos detestamos. Na realidade, contudo, o poder tem uma importância enorme em grupos por ser a verdadeira moeda de troca na maioria das organizações, o que se manifesta nas reuniões. Saber interpretar a forma pela qual o fluxo de poder se move e se transfere pode ajudar você a comandar a reunião — e todo o resto.

Tenha em mente que recorrer à empatia o ajudará a entender como as pessoas reagem a você. Como líder, você é quase certamente a pessoa mais poderosa da reunião. Alguns, de perfil dependente, cederão à sua vontade a cada oportunidade, o que pode parecer bom, pelo menos por um curto período. Prossiga com esse estilo e talvez crie um grupo dependente — ou que se polariza entre os que farão tudo o que você quiser e os que não farão.

É aqui que entra a autogestão emocional, por duas razões. Para começar, vamos falar desses dependentes que estão na reunião: mais uma vez, pode parecer muito bom que os participantes o admirem e concordem com tudo o que diz. De fato, talvez seja um alívio gigantesco em nossas organizações repletas de conflitos. Entretanto, caso você não controle sua reação, a dinâmica do grupo pode piorar, como mencionei. Você também estará fazendo papel de tolo. Outros participantes também estão interpretando o grupo, e eles percebem corretamente que você gosta quando todos concordam. Verão como você pode ser vítima do próprio ego ou daqueles dispostos a agradar-lhe ou manipulá-lo.

Além disso, emoções fortes darão o tom ao grupo inteiro. Para saber como nos sentimos sobre o que acontece a nossa volta, costumamos pegar pistas uns dos outros. Estamos em perigo? Há motivo para comemorar? Deveríamos estar fartos e desconfiados ou confiantes e comprometidos? Eis por que essa competência é relevante durante a reunião: se você, enquanto líder, gerenciar suas emoções mais positivas, tais como esperança e entusiasmo, os outros “espelharão” tais sentimentos e o tom geral do grupo será caracterizado pelo otimismo e pela ideia de que “estamos juntos nessa situação e conseguiremos solucioná-la”. Há também um forte elo neurológico entre os sentimentos e a cognição. Raciocinamos com mais clareza e criatividade quando nossos sentimentos são principalmente positivos, e quando temos desafios apropriados.

O outro lado da moeda é óbvio. Suas emoções negativas também são contagiosas e quase sempre destrutivas quando não são contidas nem gerenciadas. Ao demonstrar ira, desprezo ou desrespeito, você sem dúvida deixará os outros — individual ou coletivamente — prontos para uma briga. Ao demonstrar desdém, afastará os outros por muito mais tempo que o agendado para a reunião. Pouco importa quem é o alvo do desdém. Basta que as pessoas vejam e elas vão perceber  — e se perguntar se serão o próximo alvo.

Isso não significa que todas as emoções positivas sejam boas o tempo inteiro ou que você nunca deva demonstrar emoções negativas. A questão é que as emoções do líder são altamente transmissíveis. Tenha isso em mente de antemão e gerencie seus sentimentos nesse sentido, criando, assim, um ambiente em que se possa trabalhar em equipe para tomar decisões e cumprir as tarefas.

Talvez nem seja preciso dizer, mas você não conseguirá concluir nada disso com o celular ligado. Como informa Dan Goleman em seu livro Focus, não somos nem de longe tão bons em multitasking quanto gostaríamos. Aliás, somos uma negação total. Portanto desligue o aparelho e preste atenção em quem está com você hoje.

Por fim, é responsabilidade sua garantir que, ao término da reunião, os participantes se sintam bem com o que ocorreu, com suas contribuições, e com você, na função de líder. A empatia lhe possibilita interpretar o que está havendo e a autogestão o ajuda a conduzir o grupo para um estado de espírito propício à realização de tarefas — e à felicidade.
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Annie McKee é pesquisadora sênior da  University of Pennsylvania Graduate School of Education e diretora do programa PennCLO Executive Doctoral Program. É também autora do livro How to be happy at work e coautora dos livros Primal leadership, resonant leadership e Becoming a resonant leader.
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Tradução: Clayton Rodrigo Cardoso

Fonte:<https://hbrbr.uol.com.br/empatia-reuniao/>