COMO ESTRAGAR UMA APRESENTAÇÃO PARA A DIRETORIA DA EMPRESA

Divya, uma diretora que lidera uma grande equipe de engenharia, foi convidada a participar de um evento de dois dias com o CEO e o alto escalão da empresa em que trabalha, listada na Fortune 50. Ela e mais 30 colegas de alto potencial estavam animados para passar esse tempo com a liderança da empresa.

O propósito do evento era expor líderes em desenvolvimento a desafios maiores, aproximá-los de pessoas de outras áreas e, claro, dar-lhes a oportunidade de ter contato pessoal com os altos executivos.

O encontro começou com a divisão dos participantes em grupos pequenos para tratar de grandes desafios estratégicos da empresa. Por ser aquela uma rara oportunidade de fazer uma apresentação para o CEO, Divya e seus colegas de equipe esforçaram-se para pesquisar sobre o tema que lhes havia sido proposto, contextualizar o desafio específico e debater diferentes ideias e soluções. Em vez de se encontrarem no bar depois do jantar, trabalharam noite adentro para terminar a tarefa. Divya foi escolhida para falar e, na manhã seguinte, fez sua apresentação.

Depois de expostas as ideias da equipe, a plateia teve uma reação morna, aplaudindo como por educação, na melhor das hipóteses. Obviamente, a equipe ficou decepcionada com a resposta tépida.

Divya e seus colegas são inteligentes, trabalham muito bem e têm carreiras promissoras. Então, o que deu errado?

Segundo minha experiência, após assistir a centenas de líderes de alto potencial fazerem apresentações, posso afirmar que Divya e seus colegas não são os únicos a fracassar nesse quesito. Ao apresentarem ideias para o CEO, até mesmo líderes mais experientes que não têm contato constante com os altos executivos caem em certas armadilhas comuns, mas facilmente evitáveis.

Pessoas inteligentes e bem-sucedidas costumam ter ótimas ideias. É natural ficar animado com suas ideias e ansioso para compartilhá-las com o alto escalão. Entretanto, ponha-se no lugar do CEO: ele recebe uma enxurrada de ótimas ideias. Para que a sua se destaque e seja considerada útil, precisa ser a solução para um problema.

Inicie a apresentação com o problema identificado e dedique algum tempo para expor o contexto, abordando os problemas e mostrando por que a questão deve ser resolvida com urgência. Muitas pessoas já começam com a solução e esquecem de justificar a necessidade de uma ação imediata. Os executivos querem saber primeiro qual é o problema, e não a solução. Dedique 25% do tempo que lhe foi concedido para começar com a exposição do problema e outros 25% para apresentar a solução. Quanto mais urgente parecer o problema, maior será a expectativa da plateia pela solução.

Infelizmente, no caso de Divya, a apresentação começou com uma ideia. Ela não percebeu que expor uma solução antes de contextualizar o problema identificado daria grande margem a críticas. Em um mundo onde os executivos têm de lidar com grandes responsabilidades e crises, precisam escolher quais delas serão trabalhadas logo de início. Ficarão mais motivados a priorizar a sua ideia se virem uma conexão direta com um problema de difícil solução ou se enxergarem uma questão que se agravará se não lhe derem a atenção devida.

Depois de expor o problema, o próximo passo é provar que sua ideia não só o resolverá, mas também trará volume de negócios. A princípio, mostre como sua iniciativa se pagará rapidamente. A seguir, aponte como ela crescerá em valor para custear tanto sua própria expansão como outras áreas da empresa. Não deixa de incluir estimativas da verba necessária para infraestrutura e implantação – questão quase sempre ignorada.

A equipe de Divya começou com uma ideia e, na sequência, explicou como ela seria implantada. Eles estavam animados com o nível técnico da ideia, mas não mencionaram como ela poderia ser útil para a empresa em relação ao mercado ou à concorrência. Além disso, a ideia exigiria um alto investimento em ferramentas que ainda não existiam.

Como em todas as boas apresentações, é preciso encontrar pontos em comum com a plateia. Contudo, ao falar para o alto escalão, é comum os apresentadores explicarem demais sobre coisas óbvias e não deixarem tempo para interações.

Divya passou quatro minutos dos 20 que tinha para a apresentação revisando o processo de pesquisa e as descobertas do grupo. Como nada disso era novidade para os executivos, não prendeu a atenção deles. A apresentação toda durou 17 minutos, restando poucos e preciosos minutos para perguntas.

Reserve a segunda metade do tempo concedido para tirar dúvidas. Embora pareça ser demais, se for bem aproveitada, essa pode ser a parte mais importante da apresentação. Uma enxurrada de perguntas é sinal de que os executivos se interessaram por sua ideia. Estão processando o que você disse, analisando vários ângulos e hipóteses e, geralmente, querem saber mais. Um erro comum consiste em achar que, se ninguém fez perguntas, é porque foi bom. Em geral, ocorre justamente o contrário. Quanto mais perguntas, melhor a apresentação.

Mas, cuidado: não considere críticas em forma de perguntas como interações positivas. Por exemplo: “Como isso pode funcionar, se você não considerou a necessidade de mais mão de obra?”. Essa não é uma pergunta. Se sua plateia estiver curiosa e interessada, uma pergunta verdadeira será algo como: “Como você resolverá a falta de mão de obra se suas projeções se realizarem?”

Mesmo que reserve tempo suficiente para tirar dúvidas, você pode se complicar se não tiver a resposta correta para a pergunta de um executivo. É comum o apresentador ser impreciso ou desatento aos detalhes quando questionado, especialmente quando se trata de números.

Durante o tempo para perguntas, o colega de equipe de Divya, Josh, fez uma afirmação sobre o número de clientes em relação a um produto específico. Ele errou o número real por uma diferença de 12% por causa de um erro de cálculo.

Se você apresentar um número incorreto, os executivos tenderão a desconsiderar o restante de seus dados. Tenha certeza dos fatos, prepare-se para mencionar as fontes de informação e, se houver um erro, esteja pronto para corrigi-lo rapidamente. Se não tiver a resposta, não perca tempo. Simplesmente admita que errou e diga que apresentará a informação correta depois.

Se você foi incumbido de fazer uma apresentação para o alto escalão da empresa, já é considerado inteligente e capaz. Não precisa prová-lo entregando logo sua ideia e compartilhando uma infinidade de detalhes. Em vez disso, dê à sua plateia o que ela realmente quer: um resumo do problema e o modo pelo qual você acha que pode ser resolvido para trazer benefícios à empresa. Dê aos presentes bastante tempo para interagir com você. Assim, você provará ser tão inteligente e capaz como os espectadores imaginam.

Sabina Nawaz é autora, coach de CEOs de todo o mundo e palestrante na área de liderança, atuando em mais de 26 países. Ela aconselha altos executivos de empresas listadas na Fortune 500, órgãos governamentais, ONGs e organizações acadêmicas. Deu palestras em milhares de seminários, eventos e conferências, incluindo TEDx, escreveu para FastCompany.com, Inc.com e Forbes.com, além da HBR.org.

Traduzido por Renata Jarillo

Fonte:

Revista Harvard Business Review

Acessdo em:< https://hbrbr.uol.com.br/como-estragar-uma-apresentacao-para-a-diretoria-da-empresa/>

Sabina Nawaz

11 de dezembro de 2018